Qualunque attività commerciale ha dei passaggi burocratici da seguire, nonché delle azioni da svolgere regolarmente al fine di preservare l’ordine e la qualità. Tra queste rientra senz’altro la realizzazione dell’inventario all’interno di un magazzino, poiché ormai la logistica è presente praticamente per qualunque tipologia di impresa. L’inventario è imprescindibile perché, siccome il servizio di spedizioni è prassi per chiunque possegga un e-commerce o un negozio in sede fisica, permette di comprendere quali sono i prodotti in giacenza e quali sono i più ordinati dai clienti, in modo tale da muoversi in maniera consequenziale. Ciò risulta estremamente comodo e funzionale quando si ha parecchia merce da dover smistare o da richiedere ai fornitori con una certa costanza.
Fare l’inventario in un contesto ricco di articoli richiede tempistiche molto lunghe, a meno che non si disponga di un sistema gestionale del magazzino che faciliti il lavoro. In questo senso utilizzare gli opportuni strumenti tecnologici per il tracciamento interno delle merci, incluso un free barcode generator (vedi, ad esempio, quello disponibile su labeljoy.com) che crei dei codici a barre, aiuta a snellire questo processo e renderlo più preciso. Infatti, la tecnologia è essenziale nel momento in cui si devono gestire tali passaggi regolarmente, poiché permette di incrementare anche la produttività. Siccome non è ancora troppo chiaro a tutti lo svolgersi di determinate mansioni: ecco come si fa l’inventario e in che periodo dell’anno.
Cos’è l’inventario?
L’inventario non è altro che un elenco preciso degli articoli presenti all’interno di un magazzino di una qualunque attività commerciale. I prodotti sono classificati e suddivisi per categorie, con tanto di valore precisato per ciascuno. L’inventario assume dei connotati essenziali dal momento che, grazie a tale operazione, si possono sommare i valori degli articoli registrando poi i costi nel bilancio aziendale, e si arriva al come gli articoli incidono sulla produttività generale dell’attività in questione.
Per questo motivo, l’inventario è da realizzare con regolarità e attenzione, in modo da comprendere quali sono gli articoli eventualmente danneggiati, quelli evasi e inevasi. Così facendo, si può ottenere una certa consapevolezza su quali sono i prodotti meno e più venduti dall’azienda, quali quelli ormai vecchi e senza possibilità di tramutarsi in incasso. In parole povere, si ottimizzano i processi logistici e produttivi per raggiungere un elevato grado di ordine e qualità. Se quest’ultima è presente sin da principio, quindi all’interno del magazzino, lo sarà anche al di fuori del suddetto.
In che periodo dell’anno si fa l’inventario?
Non c’è il miglior periodo dell’anno in cui si fa l’inventario, ma varia a seconda delle esigenze di un’attività commerciale. L’inventario realizzato con cadenza annuale viene effettuato i primi giorni di gennaio, ed è diffuso tra le aziende che non vendono troppi prodotti, ma alcuni più mirati e settorializzati. L’inventario a rotazione viene invece realizzato in intervalli di tempo scanditi, ad esempio a cadenza mensile, trimestrale e così via. L’inventario permanente viene svolto in tempo reale grazie a un apposito software di magazzino sul quale si aggiornano i dati riguardanti i prodotti e la loro movimentazione.
Come si fa l’inventario
Per fare l’inventario bisogna stabilire in primo luogo il metodo da adottare, ragion per cui è fondamentale conoscere gli articoli presenti all’interno di un magazzino. Questi ultimi vanno poi inseriti nell’inventario, ma è opportuno suddividere i prodotti per categorie e magari anche per valore; quest’ultimo va assolutamente registrato per ciascun articolo. Inoltre, possono essere anche segnalate altre caratteristiche, ad esempio il peso.
Durante i periodi di minore attività è caldamente consigliato lo svolgersi di un’attenta pianificazione, così da formare in anticipo il personale sull’utilizzo di alcuni strumenti. Inoltre, in tal modo si possono già preparare i documenti necessari per la realizzazione dell’inventario, oltre che a mettersi in contatto con il o i fornitori.